Assinatura digital dos documentos de SST

Publicada no dia 12 de abril de 2019, no Diário Oficial da União – DOU na pagina 56, pela portaria Nº 211, de 11 de abril de 2019 valida a utilização de certificado digital no padrão Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP – Brasil, para criação e assinatura digital dos documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho.

Documentos previstos na portaria para assinatura digital

Entre os documentos que fazem parte desta portaria, temos: PPRA, PCMSO, ASO, AET, laudos como os de insalubridade e periculosidade, certificados de comprovantes de capacitações contidas nas normas regulamentadoras. Abaixo os todos documentos que estão dispostas para assinatura eletrônica:

I – Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO;

II – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA;

III – Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR;

IV – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil – PCMAT;

V – Programa de Proteção Respiratória – PPR;

VI – Atestado de Saúde Ocupacional – ASO;

VII – Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural – PGSSMTR;

VIII – Análise Ergonômica do Trabalho – AET;

IX – Plano de Proteção Radiológica – PRR;

X – Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;

XI – certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;

XII – laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;

XIII – demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943.

Guarda eletrônica de documentos

Os documentos acima mencionados devem ser apresentado no formato “Portable Cocument Format” – PDF de qualidade padrão “PDF/A-1”, descrito na ABNT NBR 19005-1, devendo ser mantido para apresentação à Inspeção do Trabalho.

Os documentos podem também ser assinados manualmente, até mesmo anteriores a vigência desta Portaria, pelo período correspondente exigido em legislação própria.

Importante ressaltar, caso a Inspeção do Trabalho julgue necessária, deverá ter o acesso aos documentos físicos originais mediante a prévia notificação.

Obrigatoriedade da assinatura digital

Inicialmente o processo a guarda, assinatura e apresentação dos documentos previsto nesta portaria é facultativa, tornando-se obrigatório nos seguintes prazos:

12 de Abril de 2024 (cinco anos), para microempresas e microempreendedores individuais;

12 de Abril de 2022 (três anos), para empresas de pequeno porte; e

12 de Abril de 2021 (dois anos), para as demais empresas.

Exceções da assinatura digital

Será aceita a apresentação do documento em papel em casos em que o formato eletrônica for comprovadamente inviável, seja em razão de sua natureza ou do local onde a fiscalização venha a ser realizada. Essa informação deve ser justificada pelo empregador, o qual deverá comprovar a autenticidade e a integridade do documento.

Vigência

A portaria entre em vigor a partir da data de publicação (12/04/2019).

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